Rekisteriseloste
1. Yleistä
Tämä tietosuojaseloste antaa EU:n tietosuoja-asetuksen ("Tietosuoja-asetus") edellyttämiä tietoja rekisteröidylle.
2. Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot
Yhteisinä rekisterinpitäjinä toimivat Koski-Golf ry ja Kuusankosken Golfkeskus Oy tämän tietosuoja selosteen mukaisesti. Rekisteröityjen informoinnin ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisen osalta vastuutahona toimii Kuusankosken Golfkeskus Oy.
Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt ja yhteystiedot:
Mika Niinimäki
040 848 2849
Katja Tähti
3. Rekisterin nimi
Jäsen- ja osakassuhteiden, vieraspelaajien sekä golfin green cardin suorittaneiden hallintaan tarkoitettu rekisteri, jossa rekisteröitynä ovat itse jäsentietonsa antaneet jäsenet, vieraspelaajat ja erilaisissa tilaisuuksissa yhteystietonsa antaneet potentiaaliset uudet asiakkaat, osakkeenomistajat sekä golfin green cardin suorittaneet.
4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste
Alla olevassa taulukossa on yhteenveto käsiteltävien henkilötietojen eri käyttötarkoituksista ja niihin sovellettavista oikeusperusteista sekä käsiteltävistä henkilötietoryhmistä.
Käyttötarkoitus | Oikeusperuste | Henkilötietoryhmät |
Koski-Golf ry:n jäsenluettelon ylläpitäminen | Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; yhdistyslain mukainen velvoite jäsenluettelon ylläpitämiseen Rekisterinpitäjän oikeutettu etu muiden kuin yhdistyslain edellyttämien tietojen osalta | Jäsenet; - nimi, jäsennumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, osoite ja kotipaikka, käyttäjäryhmä, jäsenmaksuluokka ja muut jäsenyyteen liittyvät tiedot |
Kuusankosken Golfkeskus Oy:n osakasluettelon ylläpitäminen osakeyhtiölain mukaisesti | Lakisääteisten velvoitteiden noudattaminen; osakeyhtiölain mukainen velvoite osakasluettelon ylläpitämiseen | Osakkaat - nimi, osakenumero, sukupuoli, syntymäaika ja yhteystiedot, kotipaikka |
Palveluiden tuottaminen sekä asiakaspalvelun ja asiakassuhteen hallinnointi, kuten; tasoituksen ylläpitäminen sekä ajanvarausten hallinnointi ja kilpailujen järjestäminen | Sopimuksen täytäntöönpano tai sitä edeltävät toimenpiteet ja/tai rekisterinpitäjän oikeutetut edut; (kuten, tasoitus, ajanvaraus, kilpailutulokset jne.) | Nimi, yhteystiedot, jäsennumero, sukupuoli, maksutiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset ja bägikaapin vuokraaminen) jne. tai asiakkaan itse antamat tiedot, kuten kuva. Osakkeen omistus- ja vuokraushistoria |
Markkinointi | Rekisterinpitäjän oikeutettu etu, sekä asiakkaan suostumus sähköiseen suoramarkkinointiin | Nimi, yhteystiedot, jäsentiedot, tasoitustiedot ja pelihistoria |
Tutkimusten, selvitysten sekä mielipidekyselyjen toteuttaminen ja tilastointi | Oikeutettu etu | Nimi, yhteystiedot, maksutiedot, tasoitus, pelioikeus, kotiseura sekä tiedot asiakkaan käyttämistä palveluista (kuten pelikierrokset, kilpailutulokset ja bägikaapin vuokraaminen) jne. Osakkeen omistus- ja vuokraushistoria |
Koski-Golf ry:n golfin green cardin suorittaneiden luettelon ylläpitäminen | Oikeutettu etu | Nimi, sukupuoli, syntymäaika. yhteystiedot, sekä suoritukseen liittyvät tiedot, kuten ajankohta |
Koski-golf ry:n ja Kuusankosken Golfkeskus Oy:n sidosryhmärekisteri | Oikeutettu etu | Sidosryhmiin kuuluvien yritysten ja yhteisöjen nimet ja yhteystiedot sekä yhteyshenkilöt |
5. Henkilötietojen säilytysaika tai säilytysajan määrittämiskriteerit
Jäsenten ja asiakkaiden tiedot säilytetään jäsenyyden tai asiakassuhteen ajan, mutta niiden ajantasaisuutta ja säilyttämisen tarpeellisuutta arvioidaan säännöllisesti jäsen- tai asiakassuhteen ajan. Jäsenyyden tai asiakassuhteen päättymisen jälkeen hänet siirretään ns. passiiviseksi, jonka jälkeen tietoja säilytetään kolme vuotta, ellei lainsäädäntö muuta edellytä. Entisten jäsenten ja asiakkaiden tiettyjä tietoja (ks. tarkemmin kohdan 4 taulukko yllä) voidaan käyttää markkinointitarkoituksiin, jolloin entisiä jäseniä tai asiakkaita pidetään ns. potentiaalisina asiakkaina. Potentiaalisten asiakkaiden tiedot poistetaan, mikäli kyseiseen henkilöön ei ole kohdistunut markkinointitoimenpiteitä viimeiseen 12 kuukauteen tai jos henkilö on kieltänyt häneen kohdistuvan suoramarkkinoinnin. Tietoja voidaan jäsenen tai asiakkaan suostumuksella säilyttää toistaiseksi.
6. Henkilötietojen vastaanottajat ja vastaanottajaryhmät
Yhteisrekisterinpitäjät voivat luovuttaa henkilötietoja Suomen Golfliitto ry:lle, joka on Euroopan Golfliiton (EGA) alainen virallinen tasoitusta ylläpitävä toimija. Golfliitto käyttää tietoja asiakaspalveluun, lajin ja toimialan kehittämiseen sekä markkinointiin. Golfliiton keskusrekisteriin toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija), lehden tilaustieto (paperilehti, digilehti), pelikierrokset ja tulokset. Henkilötietoja voidaan luovuttaa myös viranomaisille lakisääteisissä tapauksissa. Yhteisrekisterinpitäjät voivat myös luovuttaa henkilötietoja toiselle Golfliiton jäsenseuralle vieraspelaamiseen liittyvän asiakassuhteen hoitoa varten. Vieraskentän ajanvarausjärjestelmään toimitetaan seuraavat tiedot: Nimi, syntymäaika, yhteystiedot, tasoitus, kotiseura, jäsenen tila (aktiivinen/passiivinen), pelioikeus (Osakas/pelioikeuden haltija).
7. Henkilötietojen siirtäminen
Rekisterinpitäjä käyttää alihankkijoita tietojen käsittelyssä, mutta tietoja ei siirretä EU:n tai ETA:n ulkopuolelle. Rekisterinpitäjä tekee asianmukaisen tietosuojan ja -turvan varmistamiseksi tietosuojaasetuksen edellyttämän sopimuksen käyttämiensä henkilötietojen käsittelijöiden kanssa.
8. Henkilötietojen lähteet
Henkilötietoja kerätään pääasiassa rekisteröidyltä itseltään. Henkilötietoja voidaan kerätä myös rekisteröidyn käyttäessä rekisterinpitäjän palveluita.
Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös kolmansien osapuolten rekistereistä, kuten yhteistyökumppaneiden henkilötietorekisterit ja markkinointirekisterit.
9. Rekisteröidyn oikeudet
9.1 Tarkastus- ja siirto-oikeus
Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjän vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja vai ei tai onko niitä käsitelty. Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja, rekisteröidyllä on oikeus saada tämän asiakirjan tiedot sekä jäljennös käsiteltävistä ja käsitellyistä henkilötiedoista. Rekisterinpitäjä voi periä kohtuullisen hallintomaksun rekisteröidyn pyytämistä lisäjäljennöskappaleista. Mikäli rekisteröity tekee pyynnön sähköisesti, eikä hän ole pyytänyt muuta toimitusmuotoa, tiedot toimitetaan yleisesti käytössä olevassa sähköisessä muodossa.
9.2 Tietojen korjaaminen, poistaminen sekä käsittelyn vastustaminen
Rekisteröidyllä on myös oikeus pyytää rekisterinpitäjää oikaisemaan tai poistamaan henkilötietojaan ja hän voi kieltää henkilötietojensa käsittelyn suoramarkkinointitarkoituksiin. Rekisteröidyllä on myös tietyissä tilanteissa oikeus pyytää henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista tai muuten vastustaa käsittelyä. Lisäksi rekisteröity voi pyytää itse toimittamiensa tietojen siirtoa koneluettavassa muodossa tietosuoja-asetukseen perustuen.
9.3 Oikeus peruttaa suostumus
Mikäli rekisterinpitäjä käsittelee rekisteröidyn henkilötietoja suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
9.4 Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle
Mikäli rekisteröity katsoo, ettei hänen henkilötietojensa käsittely ole lainmukaista, hänellä on oikeus tehdä asiassa valitus valvontaviranomaiselle.
9.5 Oikeuksien käyttäminen
Kaikki tässä mainitut pyynnöt tulee toimittaa yllämainitulle rekisterinpitäjän yhteyshenkilölle. Varaudu tarpeen mukaan todistamaan henkilöllisyytesi käyttäessäsi rekisteröidyn oikeuksia.
10. Henkilötietojen suojaus
Henkilötiedot sijaitsevat pääasiassa henkilötieto- ja varausjärjestelmässä. Henkilötietoihin pääsyoikeus on ainoastaan rekisterinpitäjien työntekijöillä, jotka ovat vaitiolovelvoitteen piirissä ja joilla on tarve käyttää reksiteriä työtehtäviensä tekemiseen. Henkilötietoja suojataan myös käyttöoikeuksien rajaamisella. Tietokoneet ja järjestelmät on suojattu palomuureilla ja viruksentorjuntaohjelmistoilla. Toimisto- ja arkistotilat ovat toimiston kiinnioloaikoina lukitut ja hälytysjärjestelmien/vartioinnin piirissä.